《职场菜鸟升职记 作者:张玎》

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职场菜鸟升职记 作者:张玎- 第15部分


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在CRM上线第二周的周三,王松告诉我:
“周五下午2:00,永乐宋经理要来新月拜访,你准备一个XY 03054101平台的报告。”
虽然我已经是正式员工,但是,我对XY03054101平台才接触两个月,我去给客户作报告,心里真是十五个吊桶打水,七上八下。







◎18。 客户演示(1)

“给客户作报告”,王松说得就这么简单,可是作什么报告呢?讲哪些内容呢?怎么讲呢?一连串的问题出现在我的脑子里。老爸说过“做事不由东,累死也无功!”做事情只有明确需求才能做对,只有先做对才能谈到做好。
于是,我开始使用我的“剥洋葱”法,把“给客户作报告”这个任务一层一层分解开,把遇到的不清楚问题列出来。
“剥洋葱”法也是我那次参加大学生创业大赛的收获之一。现在成为我思考和处理问题的常用方法,而且相当顺手。说简单了,这种方法就是:不要轻易地接受所想到的第一个答案,静下心,持之以恒地寻找原因和解决办法。将问题看做一个被层层包裹起来的洋葱,对问题“一层层地剥皮”找到原因和解决办法。我忘记是创业大赛哪个队在陈述的时候提到的这个方法了,但是,这个方法让我的思维更加缜密有效。
我列写了八个不清楚的地方,请王松一一确认完毕。我的任务就是:使用PPT的形式,向永乐来的宋经理、孙处长和两位开发人员讲解XY03054101平台的硬件状态和现有数码相框方案的软件组成及特色,时间是三十分钟。
任务明确就可以动手了。自从得知使用PPT讲解,我就暗自庆幸,因为制作PPT和讲解是我的强项。我的大学毕业答辩之所以优秀,很大一部分也得益于我的PPT。可能是从小喜欢画画的缘故吧,对于什么GIF动画、FLASH动画我都特别感兴趣,虽然没做出过什么惊人的作品,但是,用老禽的话说“已经足够”用了。
记得我看过一本讲如何演讲的书,书里说,演讲失败,其中90%是因为演讲者准备得不够充分。所以,准备就是这次客户演示的重中之重。我相信,如果我准备得足够充分,我也可以向专业人士那样为客户进行演示。
我先使用脑思维软件构建出讲解PPT框架。脑思维软件是基于脑思维导图的一种软件。
我自己一直有画图思考的习惯。这种画图思考的方法是从我大学的计算机仿真课吴老师那里学到的。吴老师所带领的过程安全实验室,正是使用这种方法来进行过程安全控制和危险与可操作性分析。当时,国内很多大型的化工厂都请吴老师带领的团队为他们使用SDG方法进行安全评估。
后来,我将这种SDG方法简化,用来指导日常遇到的事情。当然,我也把它带到了新月。
比如,一件事情,我会先画一个圆圈,作为目标,也就是一级圈;然后思考和它相关的事情,将这些相关的事情用圆圈圈起来作为二级圈,用线将这些二级圈和刚才的一级圈链接起来;如果这些二级圈完成,一级圈代表的任务就可以完成。如果二级圈没有办法实现,就分别围绕各个二级圈画三级圈……如此下去,直到最后一个级别的圈可以实现。
慢慢的,我发现使用这种方法,无论多么复杂的问题,都可以最终找到答案。这就是我得意的“剥洋葱+SDG”工具组。
可是,新的问题来了,在纸上画一个负责程序或者一个复杂的设计的SDG实在困难,我需要将很多张纸粘贴起来。而且,在纸上的图给别人讲解也是个问题。
庆幸的是,有一天,我看到一本叫做《脑思维导图》的书。我发现,自己的“剥洋葱+SDG”工具组,正好符合脑思维导图。我就又搜索了一下,找到了一款可以在电脑上方便使用的脑思维导图软件,帮助我解决了不少问题,现在已经成为我团队的必备工具软件之一。我们的头脑风暴活动,都是使用MindManager来记录的。






◎18。 客户演示(2)

开始规划PPT内容。其实,做PPT,说起来容易,如果想要做好还真有一定讲究。我的PPT也不是天生就做得好的。想做好PPT,我总结,有这么几点特别重要:一、遵循一般审美规律;二、多使用图表说话;三、多看高人的PPT,多分析多总结,取长补短,去粗取精。
这一般的审美规律,就是在PPT的排版、颜色、风格,注重大多数人的审美。在PPT的排版中为了吸引观众注意力,可以使用“点”效果,相反如果希望体现强势和震撼,就可以使用“面”效果。颜色上,最好使用暗色调背景,亮色的字,这样在使用投影或者在电脑上播放的时候不至于太刺眼。而且一张PPT中,不要出现太多种颜色,颜色过多容易让人产生烦躁情绪,风格上最好和讲解内容相统一。
多使用图表说话。有句话叫做“一张图胜过千言万语”。而且,对于杂乱的数据或者大篇幅的数据表格,人更容易接受对照图、曲线图、趋势图或者饼图传递的直观形象信息。有很多时候,尤其是我们的右脑,可以很快记住一张具有丰富信息的画面。可是,同样希望记住表达一样信息量的数据,恐怕左脑要忙活好一阵子。
多看高人的PPT,多分析多总结,取长补短,去粗取精,就不用多说了。老爸常唠叨“人在职场,如逆水行舟,不进则退”。
另外,PPT里面使用导航页和进度提示也是我的核心竞争力。
导航页就是整个讲解的提纲页或者叫做目录页、索引页。除去在开始和结尾出现外,在每一个阶段讲解后出现,在导航页上标记出下面该讲解到哪个部分。
导航页和进度提示都是让观众了解到讲解的进度。我在听别人的PPT讲解的时候,经常遇到,已经感觉听了很多内容,快有点坐不住了。不知道现在讲到哪里,还有多少内容没讲,就感觉越来越烦躁。尤其是那些冗长乏味的报告,感觉不知道还要持续多久,那种感觉,简直就是一种煎熬!
好,再加入几张我拍摄的平台照片。呵呵,拍照是我的强项,而且,用图说明本来就比看一堆文字要形象生动。什么飞入、百叶窗特效就先不要了,毕竟是商业化的东西,不是耍宝展示PPT效果。
好,搞定。
PPT制作完成,剩下的就是讲解了。
我想,这次王松安排我给客户作讲解报告,一个是展示产品,另一个是向客户证明,我们确实投入了很专业的人来作为支持永乐的窗口。所以,讲解比PPT更重要。对照每页的PPT,我又单独撰写了讲解稿。隔壁陈超有打印机,借来打印了一套讲稿,二十五页。虽然是不错的哥们儿,人家的墨盒也是自己花钱买的,回头请他吃“好伦哥”。
我对着做好的PPT,一手拿讲稿,一手操作鼠标。
深呼吸,再深呼吸,打开电脑的摄像头。
“三、二、一,开始!”摄像头的录像功能启动。
“呃,永乐公司的朋友们,新月公司的朋友们。不对,这个,欢迎永乐公司的朋友,那个……大家下午好。下面,向大家报告,那个,介绍一下XY03054101平台的情况和现有解决方案。那个……XY03054101平台,是新月科技2005年推出的,是专门为多媒体应用设计推出的。现在应用在MP4、数码相框……嗯……主要是针对家庭多媒体领域……”
我以为自己讲解得很好。看着刚才的录像,才发现,根本不是那么回事儿。录像中真的是我在讲解么?也太差劲了。不过,我已经有了心理准备,因为在大学毕业答辩的时候就已经使用过这种录像训练方式了。






◎18。 客户演示(3)

我发现,讲解过程中我使用了很多“零碎”的词语。比如很多的“呃,嗯,下面……”这些词语没有什么实质性的意义,它们的出现却让讲解过程显得支离破碎,而且显得讲解人员对讲解内容不熟悉,影响观众对讲解内容的接受和理解。
问题在于对讲解内容的不熟悉。所以,需要思考下面讲解的内容,在思考和上下衔接的时候就会不自觉地使用那些“零碎”的衔接词。
这个难不倒我。我照着演示稿,把讲解内容读了一遍,边读边录在我的手机里。看来,买一个有录音功能的手机还是很明智的。这样,我就可以用上下班坐城铁和走路的时间,或者其他零碎的时间来熟悉讲解演示的内容了。录音和录像可是我的两大法宝,很多事情我都是用这两种方法解决的。要充分利用现代科技手段,充分利用身边的工具呀!
周四一大早,我就把准备好的PPT发给王松审查。早点发,有问题好有时间改。
“今天幸亏我出来得早,没想到城铁也堵车。在霍营到上地之间走走停停。我早出来半个小时,和平时一样的点儿到。挺有意思,宝全,你们那个方向堵车没?”王松大早上一上班就笑着发表了他对城铁“堵车”的意见。看来,今天王松心情不错。
正好可以了解一下王松对我的PPT评价。办事情要趁着对方心情好,看王松沏完茶,我走到他身边:
“明天给永乐做介绍的PPT刚给您发过去,您看看,不对的地方我好改。”
“好!我看看。”说着,王松放下杯子,打开收件箱。
“行,不错!准备得怎么样了?”王松一边滚动着鼠标的滚轮一边笑着说。
“讲了几遍,还行,要不您什么时候有时间,我给您讲一遍。”
“不用了,好好准备,PPT没问题。约个会议室,就约5A01。”
“好,5A01下午2:30~4:30,行么?”
“行,约吧!”
“好,明白!”
看来,王松对我的PPT还是很认可的,他这个人可不轻易表扬人。当然,今天心情好也是个因素。
经过一天,没事儿就听录音,晚上,介绍演示的内容我已经可以完全脱稿连贯地讲下来了。好,准备再录个像,看看还有哪些改进的地方,这次不拿讲解稿。
好,深呼吸,再深呼吸。
“三、二、一,开始!”
嗯,这次讲解的不错,听起来没什么问题了,看起来还有点怪。可能是因为原来一直左手拿着稿子,现在左手空出来,不知道放在什么

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