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小石的情绪基本上平定来,于是我们一起回到办公室。秘书部门应该是一个团队,有团队精神。由于企业经营的多元化和复杂化,因而对秘书的能力和专业知识的要求越来越高。在这种形势下,任何秘书个人能力都显得有限,必须是个团队,各有专长,互相配合,才能完成上司交待的任务。在这个团队里,必须精诚团结,如果秘书内部就勾心斗角,自己变成一团散沙,那不仅不能给上司创造一个很好的决策环境,反而是给上司添乱。有团队精神,并不是不能批评,当谁出现失误的时候,不应该回避批评,但批评也是为了进步,所以在批评的时候也不应忘记给予鼓励。只有大家共同进步,才能成为真正的团队。
秘书不像科研技术人员,如果你有一技之长,又肯埋头苦干,你就可能出成果;即使单打独斗,不与同事有交流,你仍然有可能遥遥领先,硕果累累。但对于秘书来说,如果不及时与同事交流工作,互通情报,不可能一枝独秀。因此,秘书之间相互的帮助非常重要。
独木难成林。
第四部分十二月第65节风潇潇兮
二月某日
作为我们的新经理,托尼今天一上班就告诉我,我们部门今年准备又招两个新秘书。算来算去,我已是部门里的老人了,心里百感交集,不知是个什么滋味。
过了春节一上班,姜总就连续几天召集公司部长以上的领导开会,讨论公司今年在西部投资的几个项目,准备加快进入西部的步伐。这几天主要是我和小石两人担任会议的记录。由于所有投资项目的资料早已提前发到参会者手中,所以会上少了许多项目背景性情况的介绍,参会者直接发表自己的看法,各抒己见,虽然有几个项目被“pass”,但是如果能补充一些资料,仍有可能在下次会上通过。
见小石记录得很辛苦,我说:“小石,这种会不要一字一句地都记录下来。只要把各人主要意思记录下来就行了。整理后让他们在上面签字。”
下班的时候,我问小石记了一天是不是很累,她说:“累是有点累,但觉得学了不少东西。”
六点半,我和托尼乘车去机场为欧阳经理送行。这次头被派到重庆,在一家我们公司投资控股的合资公司担任总经理。当轿车在通往机场的高速公路飞驰的时候,我的思绪也飞驰到三年前我进公司的时候。
当时,经过初选,和我一起竞争这个秘书职位的一共有八个人,其中有两个还是硕士研究生,只有我一个人是专科生。公司最后只录用了我一个人,这多亏欧阳经理的帮助。他当时坚持录用我的理由很简单,一是只有我一个向全体参加面试的工作人员鞠躬敬礼;二是在结束面试后,只有我一个人顺手把门关上。这是人力资源部的人后来告诉我的。所以,对这位老经理,我永远怀有一种知遇之恩。
二月的北京,虽说立春有些日子了,可吹来的风仍然让人感到特别的冷。我们到达机场候机大厅的时候,欧阳经理早到了,他的太太和女儿也来了。
“小于,这几年来你进步很快,看到你已成了部门的骨干,我的心里很高兴,觉得我当初坚持是对的,我没看错人。”欧阳经理虽然在笑,但看得出,他有些伤感。
“头,我真的非常感谢您,我会继续努力工作,一定不辜负您对我的期望。”我发觉自己说话的音声也有些哽咽。
“小于,高兴一些。你还得要有更大的心理准备。”欧阳经理见我快流泪了,鼓励我说。
我使劲点点头。我明白他的意思。孙总被派到美国到去了,而孟姐准备去英国陪儿子读书,她最迟三月底就办辞职手续,托尼已跟我谈过,让我做好给姜总当专职秘书的准备。
“小于,跟我过来,我单独说几句话。”欧阳经理突然把我拉到一旁,说:“小于,我当初犯了一个错误,希望你将来能吸取我的教训。”他说着,指着椅子让我也坐下。
“几年前,当姜总刚从日本回来的时候,我开始给他当秘书。由于他出国多年,对国内的许多事情一开始不是很了解,很多事情要问我,这事应该怎么处理,那事应该怎么办好,我就把我给焦总当秘书时的做法告诉他,这事是这么办的,那事应该那么办,久而久之,让我养成了一个习惯,就是姜总不按我意思做我就不习惯。”
欧阳经理叹了口气,接着说:
“过了将近一年,有一次,我听见姜总跟高尔夫球俱乐部的人通电话,说他周末有空,可以去打球。于是,在星期四下午,俱乐部的人来电话再次确认时,我替姜总确认了。星期五早晨,我去姜总办公室确认周末的日程安排时,提起了打高尔夫球的事。不料,姜总马上把脸拉长了,反问我:‘谁同意去打高尔夫球了?要打,你自己去!’我知道自己做错事了,秘书应当事先知道上司下一步想做什么,但不能自作主张,甚至先斩后奏,做之前必须得到上司的确认。通过这件事,我也意识到自己已养成了一个喜欢支配上司的毛病,于是,趁人事调整的机会,我让姜总派我到上海去,他不肯,没过几天,孟惠(即孟姐)已准备办理离职手续,要和老公一起去新加坡,他硬是把孟惠留了下来,让她作他的专职秘书。虽然把我提成了经理,但我知道,他也不习惯我事事都喜欢支配他的毛病。作为一个老秘书,很容易犯支配上司这种毛病。如果犯了这个毛病,它有可能变成一个陷阱,让你前功尽弃。现在,你在公司里也算是个老秘书了,所以,千万要注意绕开这个陷阱!”
我真不知道该怎么感谢欧阳经理!
飞机马上就要起飞了,在安检处,欧阳经理再次对我说:“小于,我的工作方法比较简单,过去老跟你发脾气,让你受了许多委屈,请别往心里去。部门你也算老人了,好好协助托尼的工作吧!”
我们送行的人都已泪流满面。
人生就是邂逅。机场候机大厅里人们南来北往,来也勿匆,去也勿匆,相会实际就是离别的开始。
“欧阳经理,请多保重!”
“下飞机后马上来电话!”
人们在离别声中分手。听着欧阳经理女儿的哭泣,我心中感到一阵阵酸楚。
第四部分十二月第66节后台朋友
二月某日
今天下午,孟姐开始把她手头的工作向我移交。下班之前,她提议我陪她到接待室坐坐,喝杯咖啡。也许是在离别之际有太多的话要说,我俩反而不知从何说起,所以,只有墙上的壁钟,在嘀嗒嘀嗒地响着,好像是在代替我俩互相祝福。
“孟姐,我有些紧张,”我说,“我怕自己的经验不够,不能像你那样协助姜总的工作,辜负了姜总对我的期望。”
“小于,不用紧张。”孟姐笑笑,“一是你给孙总已当了一年的专职秘书,有了一定的经验;二是你平时也经常跟姜总接触,相互都挺熟悉的。再说,大多数上司跟你我这些普通人一样,思维方式一样,处理问题的方法一样,他们也有自己的喜怒哀乐,在决策过程中,他们也会受各种情绪的影响;在他们取得成绩的时候,他们也需要有人欣赏;在他们承受过重的工作压力的时候,他们也需要有人听他们倾诉。因此,如果秘书真正了解了上司内心真实的思想和情感,给他们当好助手也不是一件很困难的事。”
但是,要完全真正了解自己上司内心的真实想法,谈何容易!
孟姐似乎看透了我的心思,仍只是笑笑。“的确,有许多时候,连上司自己都不知道自己在想些什么,当然就不可能告诉你他到底在想什么,事实上在一般情况下,上司也不会向秘书作‘思想汇报’。”
孟姐喝了口咖啡,停了一会儿,说:“所以,你自己必须细心地观察上司。”说着,孟姐指着墙上的壁钟问我:“小于,你听出这钟的声音有什么特别的地方吗?”
我摇了摇头。这是一个工作很正常的壁钟,我没听出钟声有什么异样。
“你再仔细听听。”
嘀嗒嘀嗒……我凝神听了一会,发现了那秒钟发出的声音,在不同的时间的确发出不同的声音,强弱不一。原来,从0到30秒时,秒针在走下坡路时,似乎不太费劲,特别是到了第20秒的时候,似乎能感觉到秒针在加速,它的脚步特别地轻快;而从30秒到60秒的时候,它的脚步又仿佛变得特别吃力,所以它发出的声音也慢慢地变得微弱。我兴奋地说出了我的感觉。
“当秘书就得用这种细心和敏感,观察和了解上司。”孟姐说,“要了解上司,就得细心观察上司的日常工作,如他每天见了哪些人,打了哪些电话,批了哪些文件,又如在约见客人时,先后顺序的安排,谈话时间的长短,说话的口气,关注的问题……通过这种仔细的观察,你就能慢慢地了解上司,知道他内心真正在想些什么,比方他目前最关心哪些问题;哪些问题最让他头痛;他有哪些事想急于实现,他正在筹划什么项目或行动……”
孟姐不愧是孟姐。
“当你了解了上司内心这些真正的想法后,你的工作就轻松了许多,你的许多工作就可以提前准备,不至老处于被动状态;在他想要他需要的材料的时候,你已经准备好了,在他想见要什么的人的时候,你已经把对方的电话号码找了出来,在他想要杯咖啡的时候,你也已经冲好了咖啡……总之,只有细心,才能做到周到。”
“能做到这一点,是不是就可以叫作善解人意的秘书了?”我问。因为,在我心中,善解人意的秘书,是做秘书的最高境界。
“仅仅是细心周到还不能算作是善解人意。善解人意�