2。炸弹隐藏在琐事中:作为新人来讲,你的一举一动都被所有人看在眼里,他们不会告诉你该怎么做,只是把一堆任务交给你,然后观察你的表现。这些琐事里面总会有一件或者两件非常重要的事情,如果你没有找出它们并且搞定它们的话,你充其量也只能算作‘勤杂工’。
3。忙碌而且盲目:绝大多数新人都是非常辛苦地做好自己的份内工作,但是为什么只有少数人能够迅速得到提升?别忘了你背后的那双眼睛!”
“说得太到位了!老付,我就老被你盯着,呵呵。”
“所有的这些都是对你时间管理技能的考验,这是职场的一种‘潜规则’。其实我们只要有自己的一套处理日常事务的方法,不管这个方法是什么,都会让我们在做事情时变得高效和井井有条。拿我自己的方法来说吧,其实我处理任何工作事务都只有四步:
老付工作四步法
第一步:将所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作篮里。
第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。
“Ok,就这么简单!小强,你知道接下来我们该做什么吗?”
“找到自己的高效时段!”
“完全正确。我相信很多人都不清楚自己最高效的时段是什么时候。不要相信自己的感觉,要相信数据,相信记录。我又要给你布置作业了,还是用一周的时间,如实填写这份时间日志。” 电子书 分享网站
神奇的时间日志(2)
“没问题!”
小强的新作业:填写一周的时间日志
一周后,小强拿着五张时间日志表格去了老付的办公室,说:“老付,这是我五天的时间日志,你看看。”
“不好意思,我现在有点事,咱们老时间讨论,好吗?”
“嗯……好吧。”小强悻悻地退了出去,心里想:这也是他时间管理的方法之一?果断拒绝?看来要向老付学习的东西太多了。”
好容易熬到了下午下班,小强迫不及待地跑来问老付:“早晨你在忙什么啊?”
“哦,实在不好意思,你进门的时候正是我处理来访电话,以及需要拨打电话的时间段,所以没有时间和你讨论别的事情,别介意啊。”
“没什么,没什么,我又学到了一招,呵呵。”
“还是来看看你的时间日志吧。”
小强一周的时间日志
星期一 星期二 星期三 星期四 星期五
8:00 检查、回复邮件,早饭 检查、回复邮件,早饭 写营销计划 拜访客户
请求客户的原谅 检查、回复邮件,早饭
8:30 写营销策略 拜访客户
安抚对方对服务的投诉 写行业分析报告
9:00 制作销售汇总表
9:30
10:00 上Sohu,看新闻,检查邮件 开会评审项目 硬撑到11点请客户吃饭 给营销团队开会
10:30 上网、聊天、检查邮件 整理会议记录
11:00 聊天 上网看新闻,收邮件 检查、回复邮件
11:30 吃午饭 和女朋友吃午饭 吃午饭 吃午饭
12:00 和同事联网玩魔兽 和同事联网玩魔兽 午休
12:30
13:00
13:30 回办公室和同事发牢骚
聊天
14:00 开会 和同事聊房价的话题 被老总拉去训话 约朋友周末出去玩
14:30 打印明天的项目会议资料 痛定思痛,立即与客户电话沟通 给老总汇报工作 和同事聊天
15:00 检查、回复邮件 心情不好,网上聊天,检查邮件
15:30 写自己的Blog忘记拜访客户 检查、回复邮件 上网寻找与客户沟通的技巧,检查邮件 电脑上看电影,检查邮件
16:00 上网聊天、检查邮件 听歌,写文档 看新闻、聊天
16:30
17:00 检查、回复邮件
17:30 聊天 写自己的Blog
18:00 和同事聊天准备下班
“通过你的时间日志,我们可以很直观地发现几个事实:
◎ 你的高效时段产生在早晨的8点到10点之间,其余80%的时间都被时间黑洞吞噬。
◎ 上网聊天以及和同事聊天是这五天工作的主要内容。
◎ 中午玩游戏消耗掉的精力将严重影响你下午的工作。
◎ 虽然尽职尽责地写营销策略、制作销售汇总表,但是仍然会被客户投诉和被老总训斥,说明你没有抓住重点,没有解决掉最紧迫的事情。
◎ 在写博客和上网聊天的过程中很多事情被拖延了,比如应该进行的客户安抚工作。
“如果你能在周一就去安抚客户并且好好款待客户的话,那么上司的训斥和第二次拜访就不会发生;如果你能利用下午的时间好好地分析一下目前的销售状况,那你的报表和分析报告将比现在强10倍;如果你能腾出一些时间和有经验的同事多进行一些深入交流的话,你的销售技巧将出类拔萃。”
“嗯……”小强这会儿已经听呆了,停顿一下才说:“我现在才知道,我的日子过得有多浑浑噩噩,所以才把工作做得一团糟,真是惭愧……我一定要好好跟您学学。您快告诉我,有哪些方法能够帮助我提高工作效率。”
“这个问题一言难尽,简单地说,你需要学习时间管理。”
“时间管理?”
神奇的时间日志(3)
“就是说学会安排和利用自己的时间,在合适的时间做合适的事。”
“哦……”小强若有所悟,他确实觉得自己在利用时间方面太随意,想起什么就做什么,所以很容易浪费时间,做事情的效果也不好,“就像老板管理员工一样,把自己的所有时间都管理起来,让它们高效运转,是吗?”
“提高效率只是时间管理的一个方面。你想想,如果你在一条错误的路上飞奔,那会怎样?”
“会离目标越来越远。我明白了,不仅要效率高,还要方向正确才行。”
“对。水流的方向是由渠道决定的,没有渠道的水只会向四面八方渗透,然后干枯在土地之中,永远也到不了大海。时间也是一样,如果不给它合适的渠道,它会消失于无形。我们学习时间管理正是为了掌握自己的渠道,让时间的涓涓细流流向我们想让它去的地方。”
“这个比喻很有意思。时间的‘渠道’具体怎么讲呢?”
“就是我们在使用时间方面养成的习惯。比如说我们在工作中经常需要判断:哪些事情是重要的,哪些是不重要的;哪些事情是紧急的,哪些是不紧急的,等等。我们通过这些判断来决定先做什么事,再做什么事;哪些事情上多花一些时间,哪些事情上少花一些时间。这就是我们习惯的使用时间的方式。”
“听起来有点深奥,但我很感兴趣。”
“其实也不是那么难,以后我慢慢给你讲你就明白了。”
“谢谢你,老付!我感觉我就要开始一种新的生活了,就从学习时间管理开始。”小强坚定地说。
“这是个很好的开始。加油!”老付高兴地说。
“哦,对了,我可以先叫你一些提高工作效率的小窍门,你先试试。”过了一会儿,老付突然想起来。
“好啊好啊!洗耳恭听。”小强充满期待地说。
老付的话:提高工作效率的方法
1.找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作,先看看今天工作的重点是什么,哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成。
2。 回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美,自己编写的分析材料就是自己的名片,在这上面不要吝啬时间,或许它们能让别人对你刮目相看。
3。 看新闻用RSS。现在很多网站包括搜狐在内都提供RSS的阅读方式。这样的好处是你不用频繁地在地址栏输入URL,更重要的是RSS广告很少,也没有铺天盖地的超链接,能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是靠罗盘在大海里航行,方向始终掌握在自己的手中。
4。 减少检查邮件的次数。每天两次足够了,并且应该注意,往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件,因此,应该找些事做来分散自己的注意力。
5。 能休息的时候尽量休息。有午休时间的人是幸运的。一般情况下,在休息时间我会设置一个闹铃,时间定为半小时,在这半小时中脑子里什么都不想,好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复。
“太感谢你了,老付!我先记下来,从明天开始,我就按照你说的办,我一定要改变效率低下的现状!”
小强利用老付教给他的方法,给自己的一天划定了几个时段,他规定自己一定要按照这个准则来度过每个工作日。结果发现这方法确实管用,让他可以随时掌握自己一个小时之前做了什么、现在正在做什么、一会儿应该做什么。这样一来,他感觉头脑清晰多了,工作效率也提高了一些。下面是小强的时间段规划:
小强的每日时间段规划
当然,这个时段的划分只是相对的。比如说,9:00—10:00应该是工作时段,但如果这段时间内有一些其他事情的打扰,那就另当别论了。也就是说,如何处理临时突发事件呢?别急,小强后来也碰到过类似的问题,到时候看看老付是如何建议他的。
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小强第一次思考人生:找到自己的价值观
四、找到自己的价值观
以前小强最讨厌见的人就是老付,倒不是�