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部队的领导已经开宴了。 当首长吃过饭出来时，看到“刘老”木然地站在那里，顿时尴尬不已。 产生这个问题的原因在哪里？主要在于首长讲到要宴请“刘老”时，秘书不在场。也就 是说，秘书回避得太遥远。首长把这事说完后，因工作忙就忘记了，而秘书也没有寻问首长 有何吩咐和安排，结果使小小的一项工作出了个大漏洞。 第三，注意首长的某种暗示。 在和首长的相处中，什么时候应该回避，什么时候不应该回避；在哪些情况下应该回避， 哪些情况下不应该回避。这个“度”有时很难掌握，这就要注意首长对你的某种暗示。聪明 的秘书对自己十分熟悉的首长的一举一动，包含一种什么意向，都是十分清楚的，无须别人 指教。重要的是需处处留神，从首长的无声语言中，体味出他明确的态度来。 94
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协助首长承办会务的艺术 会议，一般的解释是：三人以上在一起讨论某种事项。现在，党政军的重大问题，往往 都采取召开会议的形式讨论决定。会议，体现着党的民主集中制，体现着党的集体领导，也 体现着党的群众路线。 会议的类型是很多的，可以数上几十种。主要的有例行工作会议、专题性会议、联席性 会议、部署工作性会议、总结性会议、座谈会、代表大会、代表会、表彰会、动员会、现场 办公会、经验交流会、电话会、电视会、广播大会、报告会、研讨会、招待会、碰头会、常 委会、全委会、恳谈会、团拜会、听证会、小组会，等等。 凡属较为重要的会议，首长都要出席。有时一个首长参加，有时几个首长参加，有时全 体首长参加。有时开幕时首长出席，有时会议中间首长接见与会代表，或有时到会做报告或 发表谈话，有时会议结束时首长去讲话。 凡首长要参加的会议，秘书就要参与这个会议的某个环节或全过程。 所以，秘书如何为首长办好会务，也是一项经常性的工作。就会议的全过程来看，秘书 可能参与承办的主要任务是：（1）收集会议的议题，安排会议的议程；（2）发出会议通知， 负责会议报道；（3）准备会议材料，撰写会议文件；（4 ）对与会人员进行编组，布置会场， 安排座次；（5）印发会议证件，负责会场签到；（6）及时发收文件，认真加强管理；（7）做 好会议记录，整理文件，立卷归档；（8）做好会议的保密工作。 以上八项，是秘书人员在做好包括大会小会在内的会务工作中，带有共性的工作。至于 某一具体会议，某一秘书人员要做哪些工作，需要根据情况决定。下面就秘书为首长办好会 务几个共性问题加以探讨。 一、做好会议准备工作 会前准备工作主要包括： （一）安排议题 这是开会前秘书要做的第一件事情。一般情况下是先有议题后决定开会。其做法有这样 几类：一类是主管领导临时确定议题，由会议秘书人员向有关部门搜集文件，准备资料；一 类是需要会议讨论的问题很多，先讨论什么，后讨论什么，需要会议秘书人员提出建议；再 一类是由会议秘书人员事先向主管方面搜集议题，然后加以安排，列出议题表，提交首长确 定。 会议议题的来源一般为：一是首长批示交办的或指定有关部门汇报的问题；二是下级机 关提请讨论的问题；三是上级机关或首长下达指示，需要下级召开会议学习、研究、讨论的 问题。 （二）拟定与会人员名单 会议由什么人员来参加，有时由首长具体点定，有时首长仅提个框框。其实，什么人应 当参加会议，会议的规模及其性质已经有明确的限定。比如首长讲“明天开个常委会”。秘 书只管把该级组织的常委委员通知到即可。问题是，有些会议的参加人员常常不明确，不好 限定，这就要求秘书会前对参加会议人员提出建议，拟出名单，供首长审定。比如召开一个 军一级的党委会，对应到会的缺额人员，由谁来补替？需要哪些人员列席？还有，像座谈会、 报告会、传达会、招待会、团拜会、总结会等，秘书人员应根据领导机关的原则指示和要求， 经过通盘考虑后提出与会人员名单，请领导审定。 95
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秘书在这里必须清醒地看到：提名与会人员是一项很困难而重要的工作。如果由于秘书 人员造成提名差错，如漏提、错提，很可能给领导工作造成不良影响，甚至在政治上犯错误。 万万马虎不得。一次某集团军传达中央工作会议精神，传达到师以上干部。在通知参加会议 的名单中，忘记了已经离休的6 名享受副师待遇的团职干部，会议刚刚结束，这6 名老干部 就在电话里骂骂咧咧地找到军政委，搞得这位政委很窝火，还得一个劲儿地在电话里做检讨。 放下电话他就去找秘书，对秘书的“马虎”狠狠地批评了一顿。 （三）申请报批会议 一旦确定召开某个较大型的会议之后，秘书人员要填写会议申请单，送上级领导机关审 批。没有经过批准的会议不准召开。秘书人员要将上级的肯否情况及时报告首长。 （四）拟发会议通知 上级批准召开会议之后，秘书人员就要根据首长的指示，立即草拟和印发召开会议的通 知。其方法是：大型会议，要以文件的形式下发会议通知；一些小型的会议，用电话通知有 关部门或人员即可；一些紧急性会议，可采用电报的形式快速下达。 无论采用哪种形式，会议的通知都要具体确切，使受文人一目了然。并注意适时发送， 既不能过早又不能过迟。特别是对那些离机关较远的单位，交通不便的单位，分散的单位， 外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知。 接到了通知也买不到车票、机票。同时，对那些编外单位、新设单位、正在裁减、简编但尚 未完毕的单位，都不能忘记通知他们。 二、做好会议文件撰写工作 大�