与客户的进一步交流与合作，并就公司未来的发展方向、品牌规划、市场操作模式等方面与经销商达成共识，LF涂料公司精心筹办了本次经销商会。
此前的LF涂料经销商信心严重不足，主要原因是：第一，公司人员变动很大，原有的总经理、副总经理和总工程师7位全部擞出。新的总经理到位，经销商面对如此大的人事变动很紧张，尤其因为新任总经理时涂料行业不甚了解；第二，公司过去管理不到位，财务报表不准确，乔迁的新厂厂房工程造价含糊不清，产品定价不明确造成产品品种成本等重要资料不详，供应商不敢放心合作，因而要么委婉拒绝供货，要么变相提价．要么缩短付款赎期，造成公司流动资金周转异常困难，加之原公司股东擞殷，2位股东撤出，由公司分期付款，资金运作雪上加霜；第三，长期以来的管理缺陷使企业供货速度慢，处理问题周期长，加之民营企业长期以来的口头承诺习惯常常造成承诺不兑现。经销商看不清与公司合作的前景。
所以，这次经铕商会对LF涂料公司具有特别重要的意义。为了通过这个大会重新燃起经销商的热情，树立内外部人士对LF涂料的信心，公司决定，整合公司力量，成立以总经理为首的会议准备项目管理小组，为即将召开的大会做好一切先期工作。
2．项目范圈定义
经销商会从7月2日首次策划到7月26日代表报到，共25天时间，此间须完成以下主要任务：
· 办公大楼一楼装修2个主品牌的专卖店．为客户提供一个参考版本；
· 与产品配套的宣传品、促销品，必须先把2个主品牌的 做出；
· 提出公司三年规划和下半年的营销计划：
· 提出公司的品牌规划方案和与产品配套的宣传品、促销品方案；
· 通过政府、银行、协会、新闻单位的烘托，反映出公司受社会各界的认可，尤其银行的大力支持暗示出公司的资金短缺问题基本解决；
· 通过会议的举办本身证明这支管理队伍的素质、能力。特别是细节的处理表现出公司“把小事做细”的工作风格；
· 精心设计主要负责人的讲话，消除经销商对高层的疑虑。
3．项目假定条件和风险评估
●假定条件
· 会议召开时，所有的计划中所邀请的嘉宾及经销商是能够按时参加的；
· 会议期间所涉及的两家宾馆将给予全力的支持；
· 本项目组成员拥有相关的技能并有可靠的时间，保障所从事本项目的有关工作：
· 本项目可能涉及的采购都是市场上可以取得并具有可靠的时间保证，即便有质量瑕疵，也可以由供应商及时解决；
· 对于会间散发的会议调查问卷，经销商将给予认真的对待并填写。
●风险评估
本项目在实施中可能存在以下风险：
· 部分嘉宾及经销商可能由于种种原因不能按时到达甚至成行；
· 宾馆可能在客房预订及服务方面出现问题；
· 项目涉及的有关供应商未能按时交货或者货物有质量问题而又未能及时解决；
· 两个样板展厅不能及时完工；
· 预定在会间展示的网站设计、改造不能及时完成；
· 费用超支。
即便如此，我们的经销商会虽然说开得前所未有的好，但总结会上，我们仍然发现了诸多不足，觉得还是很多小事没有做细，总结报告列举了20条：
l、会务组未能在开会期间召开小型预备会议．确定当天或第二天工作内容、注意事项及负责人缺乏各种会议管理表格，例：业务人员与客户对应表、实到代表确认表、返程时间表、客户及会务组住宿安排表等，会后自由活动的详细分工不到位、不明确；
2、旅游日出游人数与计划人数严重不符，会务组未能在出游前晚最后确定人员；
3、客户人员调整住房、中途退会、离店等变动情况，大区经理未能及时通知会务组；
4、客户的亲属关系未注明，导致会务组将客户夫妻分房安排；客户亲属旅游安排也因人员上报不及时而疏漏；
5、会议内容分工的主要负责人不能随意换岗；特殊情况换岗需做好充分转接工作；
6、参会客户的姓名、性别、人数及着装码数等基本情况不清晰，导致会务组安排住宿及发放礼品难度加大；
7、每日用餐时应交代后续的相关安排，反复提示；
8、经销商发言的资料准备不充分，发言内容与幻灯资料不一致；
9、无专人引导或标识指引会议室位置及座位安排（特别是在会议第一天）；
lO、娱乐活动过于单调、无趣。晚间可考虑座谈会、放映营销参考片或其它形式的娱乐活动；
ll、会刊没有认真、充分校稿；
12、调查问卷方面：
①因无明显标识“转反面”导致部分经销商未能全部填写问卷；
②对工程师的调查未注明前任和现任；
③问卷仍存在错别字；
④原定的发言代表未能参会，但与其发言有关的调查题没有及时从问卷上删除。
13、未安排同品牌经销商座谈；
14、未设计对会议主持人的评价调查：
15、机尝车站接站车中途改变路线未及时通报，让一批客人随车接公司内部人员的做法不妥；
16、极少数业务人员同客户一起消费时，处理不当，个人消费转嫁至公司；
17、吃喝娱乐占时偏多，费用也太高；
18、内部参会人员未一一明确，安排亦欠妥；
19、未及时提供与会代表通讯录；
20、会议筹划启动稍晚，造成专卖店布置及配置准备不充分。
一个组织应以满足顾客不断提高的要求为宗旨，以最高管理者为龙头，以全面参与为基础，以系统方法为手段，以定量方法为工具，以继续提升质量为目的，从而形成有效而高效的质量流动管理。——爱德华·戴明
经销商会准备工作文件
文件编号文件名称文件编号文件名称
001会议筹备工作的通知017企业专题片解说词
002邀请函018产品宣传资料清单
003所需会议辅助资料的准备019产品包装清单
004会场布置预案及人员配置020参会经销商名单
0052个专卖店设计方案021会议预算表
006专卖店用材清单及店内宣传品、促销品配置清单022会议期间交通车辆安排计划表
007专卖店预算023快速增长的涂料市场专题演讲
008筹备工作补充通知024公司2003—2005发展规划（董事长专题发言）
009会议分工安排表025总经理主题报告
010会议议程表026品牌规划方案专题发言
011邀请嘉宾名单027自动配色调色系统专题发言
012参会代表到站明细表028涂料企业广告配置专题发言
013会议须知029部分地区成功经营模式介绍（专题发言）
014参会家属安排030获奖经销商名单
015会议主持人台词031会议准备和效果调查问卷
016媒体报道用通稿032公司营销管理工作调查问卷
附录3：总经理必须做的事
总经理每天必须做的：（奇*书*网^。^整*理*提*供）
1．总结自己一天的任务完成情况
2．考虑明天应该做的主要工作
3．了解至少一个片区销售拓展情况或进行相应的指导
4．考虑一个公司的不足之处，并想出准备改善的方法与步骤
5．记住公司一名员工的名字和其特点
6．每天必须看的报表（产品进销存、银行存款等）
7．考虑自己一天工作失误的地方
8．自己一天工作完成的质量与效率是否还能提高
9．应该批复的文件
10．看一张有用的报纸
总经理每周必须做的：
1．召开一次中层干部例会
2．与一个主要职能部门进行一次座谈
3．与一个你认为现在或将来是公司业务骨干的人交流或沟通一次
4．向你的老板汇报一次工作
5．对各个片区的销售进展总结一次
6．召开一次与质量有关的办公会议
7．纠正公司内部一个细节上的不正确做法
8．检查上周纠正措施的落实情况
9．进行一次自我总结（非正式）
10．熟悉生产的一个环节
11．整理自己的文件或书柜
12．与一个非公司的朋友沟通
13．了解相应的财务指标的变化
14．与一个重要客户联络
15．每周必须看的报表
16．与一个经销商联系
17．看一本杂志
18．表扬一个你的骨干
总经理每旬必须做的：
1．请一个不同的员工吃饭或喝茶
2．与财务部沟通一次
3．对一个片区的销售进行重点帮助
4．拜会一个经销商
总经理每月必须做的：
1．对各个片区的销售考核一次
2．拜会一个重要客户
3．自我考核一次
4．月财务报表
5．月生产情况
6．月总体销售情况
7．下月销售计划
8．下月销售政策
9．下月销售价格
10．月质量改进情况
11．读一本书
12．了解职工的生活情况
13．安排一次培训
14．检查投诉处理情况
15．根据成本核算，制定下月计划
16．考核经销商一次
17．对你的主要竞争对手考核一次
18．去一个在管理方面有特长，但与本公司没有关系的企业
19．有针对性地就一个管理财务指标做深入分析并提出建设性意见
20．与老板沟通一次
总经理每季度必须做的：｜Qī｜shu｜ωang｜
1．季度项目的考核
2．组织一次体育比赛或活动
3．人事考核
4．应收账款的清理
5．库存的盘点
6．搜集全厂员工的建议
7．对劳动效率进行一次考核或比赛
8．表扬一批人员
总经理每半年必须做的：
1．半年工作总结
2．适当奖励一批人员
3．对政策的有效性和执行情况考评一次
总经理每年必须做的：
1．年终总结
2．兑现给销售人员的承诺
3．兑现给经销商的承诺
4．兑现给自己的承诺
5．下年度工作安排
6．厂庆活动