玛丽·凯·阿什曾在创办玛丽·凯化妆品公司初期听到的一则有关查尔斯·施瓦布（美国一家数一数二的钢铁公司总裁）的故事。一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：
“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1％给我。”施瓦布同意说：“很公平。”
接着施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10 分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6 件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”
主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后，因为效果惊人，施瓦布开了张35，000美元的支票给李。
玛丽·凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35，000 美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6 件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽·凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的6 件重要事项。”
（五） 在计划项目旁标注日期与时间
拿破仑·希尔认为，时间日记并不总是灵丹妙药，只有真正下决心完成计划表上的事，时间日记才能起到大的作用。而下定决心的最好办法就是制订完成计划表上每项工作的时间。
大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会，拿破仑·希尔则是利用以半小时做划分的工作日记规划工作及约会。如果你只将访客和会议记录下来，一旦你的工作日记上没有任何记录时，似乎你一整天都有空接待访客。
其实，这就大错特错了。重要的工作和访客、会议一样，都应该全部记录下来，拿破仑·希尔认为，只有在备忘录上将工作时间安排好后，才能真正完成这些工作。”
（六） 如果你是经理，考虑帮你的部属制作日程表
苏珊·泰勒是《菁华》杂志的主编，她就象大多数成功的主管一样，也规划自己的计划表；除此之外，她还帮部属制作日程表。通常一到周末，泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企划案、读文章、理清思绪；当她星期一回到办公室，总会带着重要人员的日程表，上面有指派给每一个人的工作。
应优先须知的事会有红色的记号，应第一优先做的事则有两个记号。完成工作所需要的资料，例如名片或相关信件等，都会附在日程表上。
拿破仑·希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程表写在白板上，这样让他们可以在必要时改变事情的优先顺序，而且也让下属知道他如何看待一件企划案的重要性。
（七）制作长期计划表
许多善用时间的成功人士都会规划长期计划表。
在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员，他最重要的销售策略是什么，他说：“我的每月日程表”——他必须事先知道一个月后有哪些重要的客户需要拜访而预做准备，还有些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用这些周计划、月计划，甚至年计划表来制作每日计划表。
黛博拉·沙蓝是《薪水阶级》月刊的主编，以归档的方式规划她每月与每年的时间。每月的前两周固定是写评论的时间，沙蓝说：“除非是很难得的机会，否则在这两个星期中，我不会接受演讲的邀请。如果我在这段时间中做了其他的安排，我也会带着手提电脑，以便在办公室外也能工作。”第三、四周则规划为其他活动时间，例如演讲，下旬则是她回复谢函、做公关联络并且计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写书，几个月开研讨会，其余一两个月则用来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创造了惊人数量的作品，而且在同行中还有众多忠心的拥护者。
五 多用脑就可以少用脚
小时候，如果你喜欢和你父亲下棋的话，你会发现，除非有时候他故意放水，否则通常都是他赢。你的毛病就是想到下一步棋要怎么走，然后就陷入了他所设的圈套中。由于他知道可以在后面一两步棋时吃掉你两三个棋子，所以他愿意先放弃一个棋子。他赢是因为他预先设想后面的好几步棋，经过周密的思考后，你父亲就会贯彻实行。
这就是每一个行业中的成功人士尝试做的，他们会事先预测什么可行、什么不可行，需要花多少时间、精力、资源。如果你能在心里模拟计划的每一个步骤，也可借助纸和笔来帮忙模拟，你就可以预估需要多少资源及何时需要这些资源。如果你没有这么做，你可能会在计划进行到中途时，才发现自己缺少完成计划所需的资源，结果是进度严重落后，甚至整个计划完全失败。
“审慎思考，贯彻到底”是一个非常基本的概念，但是，却每天都被大家忽视。我们都见过设计得一塌糊涂的建筑和仪器，我们会问怎么会发生这种事情？这些事情发生的原因就是设计者没有做心理上的模拟计划。
拿破仑·希尔在每一次干部会议前，都会将会议大纲发给每个出席者。
这个大纲包括会议目的、参考资料，以及疑问、问题、目标。他发现在会议前发送大纲可以节省开会的时间，因为事先看过大纲的出席者可以很快地把问题解决。
想想看完成一项任务需要些什么。举一个显而易见的例子：如果你要将扣减所得税的项目列举出来，你需要将收据分门别类整理好。时间管理专家整年都在做分类的工作，他们会先依所有的主要类别来建立个别的档案，一收到收据时就归档；到了申报所得税的时间，收集全部的收据就是轻而易举的事了。有些高成就者会在日程表上分配一段特定的时间，以便思考他们预备要做的事情，也就是给他们自己时间去考虑行动的方向为何，是否掉入了陷阱，进退两难。
思考周密不一定得靠自己单打独斗。事实上，对某些活动来说，我们极力建议找一个合作者。这个同事的贡献之一就是帮助伙伴预测需要什么、什么情况下可能会错，如果做了甲而不是乙可能发生什么情况。
（一）分门别类
玛丽·普尔对付琐事的方式就是分门别类，她的办公桌上有成千上万的便条、信件、推销函，当记者问她如何处理，她回答：“分类。”每一张纸，普尔尽量只要处理一次就好，如果她拿起一张纸，不论是信件、便条或是报告，她就会随手把它处理好，不会什么都不做又放回去。
普尔将文件分成三类：第一类包含需要立刻处理的项目，第二类则是不紧急但是很重要的文件，第三类则是可以在空闲时候阅读的文件。所以事实上，有些文件她还是处理了两次，一次是看它们属于哪一类，第二次则是实际处理文件的时候。不过她不会象许多人一样，将那些文件一再的拿进拿出。
将文件分成三类似乎不是什么重要的技巧，只要一拿起信件就马上处理好也不是很特别，但是，这个观念却是建立在深厚的基本的原则上。
凯·柯波洛维兹将文件归入6 个色彩鲜明的档案中，她的作法是：“我把所有收到的资料都分配到不同颜色的档案中。公司内部的便条、外来的信件等，都各自放在同一个颜色的档案中。不同的机构有不同的颜色档案，我们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么。所以，如果我的时间不够，我就直接找重要的资料的档案，就是那些‘今天必看’的资料档案。”
凯·柯波洛维兹所用的分类方法显示他们都有一个先后顺序的系统，正如我们前面一再看到，建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的。第一个塞在信箱或放在桌面上的信件杂志、便条的重要性并不相同，如果你全部一视同仁，就需要非常努力工作，但是如此一来，琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样了。
三项式的分类方式还说明了你做事情必须有一定的结构，你的工作不是随心所欲、随随便便或是听天由命。只要从桌上拿起文件就立刻处理是一个很好的原则，你可以从中节省点点滴滴的时间，这是一种节约的方式。我们大多数人都会注意到浪费很多时间的事情，也就是那些全使得我们一不小心就损失一大段时间的事情；然而，生命也会因为成千上万微不足道的事情而流逝。看一封信，然后什么也不做地把它放回去，只会花几秒钟，最多大概是一分钟的时间，时间并不多。但是如果你一天重复10 次，一年下来你就花了很多时间在翻动这些文件。
一个漏水而没被发现的水龙头会让你的水费大幅度增加，就好像水管破裂了一样，为什么？因为你会紧急修理破裂的水管，但是漏水的水龙头则是一滴又一滴，一个小时又一个小时，一个月又一个月，一年又一年地浪费了资源，而你可能完全没有发现。
（二）协调细节
大型的交响乐管弦乐团和谐地结合了许多的个人表演，有时候甚至多达百人。每一位音乐家以及各种的弦乐、木管、打击乐器部门都各自有不同的责任。他们可能会个人分别练习或各个部门各自练习，然而表演一开始，所有的人和部门的反应都是一致的，因为每个音乐家都有一份完整的乐谱告诉他们其他人在做什么。
众所周知，乐谱或是计划并不会埋没演奏技巧，反而是将演奏技巧提升到更高的境界。成功地协调任何事情——从制作电影、指导冠军足球队、到指挥管弦乐团——的关键之一就是制作一份乐谱，然后，让所有参与的人知道这个乐谱。
拍摄《奇爱医生》、《2001 年太空漫游